Când stai la o masă la noi, pe Decebal 20, în Botanica, vezi sala, barul și halbele care pleacă spre mese. Nu vezi partea din spate, ceea ce se numește back office: facturile de la furnizori, stocul și costul fiecărui fel. Ne-am deschis ușile pe 6 septembrie 2025, iar din mai 2026 această parte a devenit, pas cu pas, un sistem în care lucrează și inteligența artificială.
Scriem pentru oaspeții curioși și pentru colegii din alte restaurante care se întreabă dacă AI-ul are vreun rost într-un pub. Cifrele de mai jos sunt reale, citite din sistemul nostru la 14 octombrie 2026. Sunt exemple cu dată, nu promisiuni, și se schimbă zilnic.
Facturile nu se mai introduc de mână
Facturile furnizorilor vin pe hârtie sau ca PDF. Echipa face o poză facturii și o încarcă în panoul de administrare sau, din 17 septembrie 2026, o trimite într-un grup de Telegram. Din 28 iulie 2026, agenții AI citesc fiecare rând din imagine, un om verifică și aprobă, iar factura aprobată intră automat în iiko, programul nostru de contabilitate și stocuri, unde contabilul o acceptă.
La 14 octombrie 2026, sistemul citise 619 facturi, cu marfă de 1,28 milioane de lei. În octombrie, până pe 14, 77% din valoarea mărfii intrate trecuse pe acest drum.
Stocul, comenzile și o halbă bine socotită
În fiecare noapte, la 23:30, pe Telegram ajunge lista produselor care se termină. Lista pornește de la vânzări și rețete: sistemul socotește câtă materie primă s-a dus și pentru câte zile mai ajunge. Între 7 și 13 octombrie 2026, lista a avut între 11 și 14 produse pe noapte.
Pentru comenzi, sistemul propune cantitatea săptămânală a fiecărui produs, pe baza achizițiilor din ultimele 90 de zile. Un calcul pe cifre reale, cu cea mai vândută bere la halbă de la noi: între 14 septembrie și 13 octombrie 2026 am vândut 724 de halbe de 0,5 litri, adică vreo 169 pe săptămână, cam 85 de litri. Asta înseamnă 3 butoaie de 30 de litri pe săptămână, iar ultimele două livrări au fost exact câte 3 butoaie.
Sistemul compară și prețurile pe care le plătim cu listele altor furnizori. Ce găsește rămâne o constatare: la 14 octombrie 2026 nu mutaserăm niciun produs la alt furnizor, iar AI-ul nu crease nicio comandă. Comenzile le fac în continuare oamenii.
Costul fiecărui fel, recalculat în fiecare noapte
Din 17 septembrie 2026, în fiecare noapte sistemul recalculează costul fiecărui fel și al fiecărei băuturi la prețurile pe care chiar le-am plătit, cu TVA, și îl compară cu ținta noastră: 30% din preț la bucătărie, 25% la bar. În raportul din 14 octombrie 2026 au intrat 497 de feluri și băuturi, iar 111 erau peste țintă. E o constatare, nu un verdict: ce facem cu fiecare caz decid oamenii.
Din 13 octombrie 2026, sous-chef-ul nostru are propriul asistent AI, care vede costul fiecărei fișe tehnice și propune ajustări, ordonate după cât s-ar putea economisi pe lună. Nicio rețetă nu se schimbă în iiko fără aprobarea proprietarului, dată cu codul lui PIN.
Proprietarul are și el un asistent AI, din 16 septembrie 2026. Îl poate întreba simplu, de pildă „suntem peste pragul de rentabilitate luna asta?”, iar asistentul răspunde din vânzări, costuri și stocuri, spune unde nu e sigur și nu schimbă nimic în sistem de unul singur. Fiecare întrebare rămâne într-un jurnal. Asistentul propune și feluri noi din ce se comandă deja mult, doar cu ingrediente pe care le aducem deja, iar bucătarul verifică gramajele înainte de lansare.
Ce înseamnă asta pentru tine, ca oaspete
Meniul QR de pe masă, același cu meniul de pe site, are căutare și filtre, iar la felurile cu porții limitate apare câte au mai rămas, numărate din bonuri. Când schimbăm un preț sau oprim un fel, schimbarea apare pe site în cel mult un minut.
Dacă la o masă nu s-a mai comandat nimic de 30 de minute, sau de 15 când pe masă e bere, chelnerul ei primește un mesaj privat pe Telegram să treacă pe acolo. Până la 13 octombrie 2026 s-au trimis 11.038 de astfel de mementouri.
Camerele numără mesele ocupate, pe 5 zone; sistemul nu identifică pe nimeni. AI-ul primește doar cifre, niciodată imagini, iar pe fotografiile pe care sistemul le trimite echipei fețele sunt estompate automat; spunem deschis că estomparea automată nu e o garanție. Din 20 septembrie 2026, dacă într-o zonă sunt, timp de 3 minute, mai multe mese ocupate decât note deschise pe casă, echipa primește în grupul ei de Telegram o fotografie a zonei, cu fețele estompate automat, ca să verifice. E un îndemn să ne uităm, nu o dovadă.
Comenzile de livrare de pe site ajung direct pe Telegramul restaurantului, iar plata se face în numerar sau cu cardul, la curier. La 14 octombrie 2026, plata online era încă în lucru.
Ce e încă în lucru și cine a construit sistemul
Nu totul merge deja, și preferăm să o spunem direct. La 14 octombrie 2026, alerta pentru notele uitate deschise pe casă era încă în test: rulează și notează, dar nu trimite nimic. Botul prin care sous-chef-ul notează decontările zilei, inclusiv masa personalului, era atunci oprit, până la o nouă inventariere a bucătăriei. Bucătăria a fost inventariată pe 19 octombrie 2026, în aceeași zi l-am pornit și de atunci lucrează zilnic: ce scrie sous-chef-ul ajunge dimineața în iiko ca ciornă, pe care o verifică și o aprobă contabila. Comenzile create de AI nu erau folosite.
Tot acest back office l-a construit și îl administrează zi de zi echipa SharpLean, care a descris într-un ghid, în engleză, ce face fiecare parte, ce e AI și ce rămâne decizia oamenilor. Dacă vrei să vezi ecranele, există și un tur video de opt minute, fără sunet, cu subtitrări în engleză și cu numele restaurantului, oamenii și furnizorii estompați.
Pentru oaspeți, ideea e simplă: o bucătărie care află din timp ce se termină și o echipă care află repede când o masă așteaptă. Te așteptăm pe Decebal 20, să vezi și partea din față. Iar dacă ai un restaurant, ghidul și filmul de mai sus îți arată cum funcționează la noi, inclusiv ce e încă neterminat.